如何快速提高会议效率

大部分企业都开过各种大大小小的会议,提高会议效率成为第一要务。要提高会议效率,您需要知道以下几点。

1、会议前准备。会议最大的成本是时间,如果一个会议没有讨论结果就是对公司资源的浪费。每次会议前都应该要提前检查制度,如没有准备好久开始会议,不如取消。会议召集人必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,进了会议场地才开始思考是大忌。

2、会议主题。开会必须要有明确的会议目的,尤其是在为会议准备的PPT上,必须把会议主题写的清楚明了。 没有主题和流程的会议,就好比请大家来喝茶聊天,浪费大家的时间。会议的主题,也要提前通知与会人员。

     3、会议纪律。会议召集人要在会前与大家沟通会议纪律:迟到要处罚,不遵守会议流程要提醒,发言带情绪要提醒,开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,在会上发脾气和攻击他人要处罚。

     4、会议议程。会前要明确会议议程,由会议召集人书面发给所有与会的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,并有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈。

    5、会议结论。开会的目的是解决问题,所以每个人都要积极的参与会议,会议召集人有权打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在2小时之内,太长的时间会让大家疲累,精神分散。会议召集人还要时刻提醒与会者剩余的时间。会议的决议必须记录下来,并当场宣读确认。没有确认的结论,可以另外再讨论;达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

 

6、开会训练。开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果。只要掌握一些开会的艺术和技巧,就能化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到以事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人。赞同他人的意见要公开称赞,反对意见要注意措词。特别有领导参加会议时要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主模式,开放心胸,倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人。如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

7、守时。准时开始、准时结束,实际上就是尊重别人的时间。而且每个议题需要有大致的时间限制,不能讨论过久;如不能得出结论,可暂时放下避免影响其他议题。如果必须在一个议题上达成结论,请提前通知与会人员,使他们有思想准备。

    8、会议记录。一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如果完成决议需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。

9、稽核检查。记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:会议每项决议都要有跟踪、如有发现有问题便适时调整,确保各项会议决议都能完成。

 

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