怎样做好会务工作?

会务工作是指会议的组织、保证和服务工作。开展会务工作,一般需要会议的领导者、参加者和服务者三方面努力配合,共同促进会议取得实效。

 

    会务工作的繁简,与会议的内容、级别有一定关系。一般来说,会议越大、规格越高、内容越重要,会务工作的内容就越多,难度就越大。

 

    小型会议,发个通知,确定时间、地点,做好记录即可,会务工作非常简单;某些决策性会议,人数虽少,却十分重要,必须认真对待;大型和特大型会议,会务工作内容较为繁杂,必须成立专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。

 

    一、会务工作内容

 

    (一) 会前超前筹措,精心准备“凡事预则立,不预则废。”要想做好会务工作,必须有目标、有计划、有分析、有论证,准备充分。从某种程度上说,会务工作的成效,很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。

 

    具体应做好以下几方面的工作:

 

    1.协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出,或由会议负责人收集,但必须把握一个原则,就是一定要弄清领导开会的真正意图,即要解决什么问题,达到什么目的。会议负责人对收集到的议题要仔细筛选,及时送交领导审核,必要时还要准备一些预备议题,以便领导选择。会议负责人要注意尽可能避免把不成熟的议题带到会议上来。

 

    2.做好会议经费预算。这包括场地费、租金费、会议用品费、讲师培训费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费及交通费等。做会议经费预算既要本着勤俭办会、节约办会的原则,尽量降低会议的成本,又要有一定的弹性,注意留有余地。

 

    3.做好会议议程、日程的制订。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。会议日程是会议议程在时间上的具体安排,一般采用表格式将各项议程分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元,让与会者一目了然。下面是一个会议的日程安排表:月 18 日 预备会议月 19 日 正式会议月 20 日 会议结束该日程安排表违反了会议日程的制定方针,即把与参会者有关的需配合的事项以会务手册的形式准确无误地事先告之参会者,因而它的制订不能算是成功。在会议议程、日程的安排上,一定要做到明确、具体、准确、无误。可对上面这个会议日程加以完善,就会形成下面的日程:月 18 日下午 1300 与会人员报到 宾馆大厅晚 1800 报到人员统一用餐 听涛苑月 19 日早 830 正式会议 宾馆二楼会议室午 1230 全体人员自助午餐 听涛苑晚 1630 全体参会人员集体活动 三楼多功能厅月 20 日早830 会议总结 宾馆二楼会议室上午 1030 集体合影 宾馆大厅修改之后的议程更加清楚明确,也更便于与会人员做好参会准备。

 

    4.做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员,不要动辄请上一堆“名人”,根本不考虑会议的议题与这些人有无关系。这样做除了给会议主办方与会议组织者、服务人员增加会务负担外,什么作用也起不到。

 

    5.做好会议通知的发送。按照确定的参会人□王文元浅谈怎样做好会务工作应参加者不漏,不应参加者不发通知。发送会议通知时,一定要细致、落实到位。可以把参加人、会议时间、会议地点及注意事项预先打在一张通知单上,提前按参会人员范围通知至相关单位与个人,如遇特殊情况不能通知至本人,会议负责人一定要明确具体转达人员,必要时要再次通知,以确保每位参会人员都能按时与会。

 

    6.做好会议材料的准备。一般要准备好两方面材料:一是做好参会领导讲话稿、总结材料、会议报告等主旨文件材料的起草工作,二是做好会议文件材料的复制及分装工作。会议负责人需要注意的是,在拟写领导讲话、报告等材料时一定要打提前量,给领导留出足够的修改、熟悉及审稿时间,以免领导仓促上阵,言词漏洞百出。在复印分装会议材料时,工作人员要做好分工,避免分工不清,导致材料袋中的材料有的多好几份,有的少一两份。

 

    7.做好会场管理。这主要包括会场的布置及会议用品的准备、会议设备的调试等工作。会场的布置,包括主席台的布置,与会人员座次席的安排以及为烘托渲染气氛所做的会场装饰,具体依会议性质及会议要求而定。会场布置以简单、大方、热烈、烘托主题、节俭为宗旨。会场用品的准备一般包括会议必备用品 (文具用品、桌椅、台布、茶具,扩音、照明、照相、录像通讯设备等) 的准备及会议特殊用品的准备。专业性会议还需准备特定的会场用品,如选举会议所需的投票箱、选票,表彰会所需的奖品及领奖时播放的乐曲,展示性会议所需的幻灯机、投影仪,谈判性会议需准备的签字笔等。这些必备用品及会议的特殊用品须提前送到会场,指定专人负责保管。会议用品可适当多准备一点,以备应急。

 

    8.做好会议行政事务性工作。这主要包括做好与会人员的迎送、用车、食宿、后勤保障、医疗、参观访问、文化生活等安排。这些工作须在与参会者充分沟通的前提下提前准备,并细化至每个人,由专人负责。

 

    9.做好与会人员的接待工作。会议负责人作为会议接待服务的主力,一定要训练有素,做到仪表举止端庄得体,用语礼貌谦和,态度热情大方,善于沟通协调与办事。不难想象,一个不注重外在形象、礼仪,不分场合、把持无度,举手投足依个性所为的会议负责人,能够把一个会议组织好,服务到位。

 

    只有做好上述八个方面的工作,会前的准备工作才可谓充分;也只有做好这些工作,才能保证会中及会后阶段各项工作的顺利进行。

 

(二) 会中协调控制,科学管理会中主要应做好以下四方面的工作:

 

1.做好会议的报到、签到工作。会议的签到用品,签到时发放的文件材料、文具用品一定要准备充足,放到会场指定位置,并设专人负责。

 

    2.做好会场各种设备的调试和维护工作。秘书要时时监控会场内的音响、灯光及视频、网络设备、安全设施的运行状态,确保在设备出现故障时第一时间到达并做好操作调整,确保会议顺利进行。

 

    3.做好会议记录工作。会议负责人在做好文字原始记录的同时,最好用录音笔或录像设备做好实况记录,一来便于会后整理会议纪要,二来可满足以后文件存档及利用的要求。

 

    4.做好会场内外的保卫与保密工作。包括协助安保人员做好入场的验证监票工作,会场秩序的维护工作,会场内的安全保卫工作,会议材料的保密工作等。

 

    (三) 会后及时总结与反馈

 

    会议结束并不意味着会务工作的终结,会议负责人还要做好会议重要文件的清退、收集,会议纪要的整理及会后的反馈、立卷归档工作。会议结束后,该收回的文件要尽快收回,该汇总的要及时汇总;对搜集的会议前后产生的有关文字、声像材料要分类归档;同时,做好会后督办与反馈工作。这些工作虽在会后进行,却能够直接反映会议效果的好坏及会议主旨精神是否落到实处。

 

    尽管会前、会中、会后各个阶段的会务工作各不相同,但它们相互关联、相辅相成,一个环节出现问题,就会影响到下一环节甚至整个会议。只有把各个环节的工作安排、部署好,衔接好,才能保证会议的高质量、高效率及会议的圆满成功。

 

    二、会务工作技巧

 

    开会时,面对各项琐碎繁杂的工作学会如何高效、有序做好会务工作,显得尤为必要。

 

    会务工作是指会议的组织、保证和服务工作。开展会务工作,一般需要会议的领导者、参加者和服务者三方面努力配合,共同促进会议取得实效。

 

    会务工作的繁简,与会议的内容、级别有一定关系。一般来说,会议越大、规格越高、内容越重要,会务工作的内容就越多,难度就越大。

 

    小型会议,发个通知,确定时间、地点,做好记录即可,会务工作非常简单;某些决策性会议,人数虽少,却十分重要,必须认真对待;大型和特大型会议,会务工作内容较为繁杂,必须成立专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。

 

    三、会务工作内容

 

    (一)会前工作

    1会前超前筹措,精心准备“凡事预则立,不预则废。”要想做好会务工作,必须有目标、有计划、有分析、有论证,准备充分。从某种程度上说,会务工作的成效,很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。具体应做好以下几方面的工作:

 

    1协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出,或由会议负责人收集,但必须把握一个原则,就是一定要弄清领导开会的真正意图,即要解决什么问题,达到什么目的。会议负责人对收集到的议题要仔细筛选,及时送交领导审核,必要时还要准备一些预备议题,以便领导选择。会议负责人要注意尽可能避免把不成熟的议题带到会议上来。

 

2做好会议经费预算。这包括场地费、租金费、会议用品费、讲师培训费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费及交通费等。做会议经费预算既要本着勤俭办会、节约办会的原则,尽量降低会议的成本,又要有一定的弹性,注意留有余地。

 

    3做好会议议程、日程的制订。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。会议日程是会议议程在时间上的具体安排,一般采用表格式将各项议程分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元,让与会者一目了然。下面是一个会议的日程安排表:月 18 日 预备会议月 19 日 正式会议月 20 日 会议结束该日程安排表违反了会议日程的制定方针,即把与参会者有关的需配合的事项以会务手册的形式准确无误地事先告之参会者,因而它的制订不能算是成功。在会议议程、日程的安排上,一定要做到明确、具体、准确、无误。可对上面这个会议日程加以完善,就会形成下面的日程:月 18 日下午 1300 与会人员报到 宾馆大厅晚 1800 报到人员统一用餐 听涛苑月 19 日早 830 正式会议 宾馆二楼会议室午 1230 全体人员自助午餐 听涛苑晚 1630 全体参会人员集体活动 三楼多功能厅月 20 日早830 会议总结 宾馆二楼会议室上午 1030 集体合影 宾馆大厅修改之后的议程更加清楚明确,也更便于与会人员做好参会准备。

 

    4做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员,不要动辄请上一堆“名人”,根本不考虑会议的议题与这些人有无关系。这样做除了给会议主办方与会议组织者、服务人员增加会务负担外,什么作用也起不到。

 

 

2明确目的及作用,认真细致做好会前各项工作

1)会议负责人首先要了解会务工作的任务、目的及做法,以便把握领导意图,与领导搞好配合。

 

    2在会前议题一旦确定下来,除特殊情况外,秘书应提前两天、重大会议应提前十天通知与会人员,以便与会人员有充足的时间准备。

 

    3在确定与会人员名单时应注意,该参加的一定要提及到,列席人员不可过多,以免影响会议效果;发放会议通知时,应注意对于拟调动但尚未调动人员的通知一定不要发错或忘记,同时务必附上参会回执。

 

    4布置会场不可千篇一律,应本着什么性质的会议就突出什么气氛的原则。在安排人员座位时,有多少人参加就摆多少椅子 (可以稍多几把),因为椅子过多与会人员总会谦虚地往后坐,会场会显得很分散,不便于集中讨论问题。

 

    |5会场设施的安装调试一定要提早进行,会议用品也要提前送至会场并做到专人专管。

 

    6会议文件准备务必落实到人,有具体的时间限制。

 

    7在做好会议常规工作的同时,还要安排足够的通讯员、联络员及服务人员,以便在会议期间提供临时性服务。

 

    8在正式会议前一天,要再次对会前的各项准备工作进行核查、确认。

 

会中工作

会中严密组织,热情周到做好服务会议进行当中,主要由会议主持人指挥调度控制会议的进行。秘书此阶段的主要任务是,掌握会议动态与信息,做好会议记录与会议信息的收集及会中的临时性工作,协助领导使会议按事先规划的议程进行,对于会议进行当中出现的不好的苗头及不良倾向,及时提出建议和补救措施,第一时间报告主管领导寻求解决。

 

    1.在组织与会人员签到时,手中要备一份与会人员名单、联系方式及抵离时间表,在证实报到人员的身份后,发给文件袋,做好报到人员所住房间号及联系电话号码的登记。

 

    2.要随时掌握报到人数,发现该报到而未报到的,应抓紧催促,保证在开会之前与会人员全部按时参会。

 

    3.会中发放文件要准确并履行好登记手续。

 

    另外,会议负责人还应不断强化记人的本领,在可能的条件下熟悉所有可能参加开会的各级领导,这对于签到工作是必要的,在会议进行中,对于传递文件、做好会议记录、会中随时沟通与协调也非常必要。

 

    4.做会议记录一定要认真、准确、完整。

 

    5.会中各项活动的安排,要切身考虑到各位参会领导的工作任务,以不增加领导工作负担为准则。

 

(三)会后工作

会后要妥善处理好一切事宜会后的会务工作主要是安排送别与会人员、清理会场、归还借用物品、结算会议经费等,重点是会议文件的整理,会议精神的传达落实。

 

    这些工作处理的好坏直接关系到会议质量的高低。

 

    1.做好会议文件的清退。会议结束前应开具一份应退文件清单,按单做好相关文件收集工作。

 

    2.在统计到会人数时,注意不要把原定到会人数、通知人数、报名人数、报到人数等混淆。

 

    3.会后文件整理归档时,无论大会还是日常工作会议,一般每份文件要保存三份,即一份原稿、两份印稿,以备存查。

 

    另外,要做好会务工作,在各部门分工明确各负其责的同时,还须密切协作、主动配合、步调一致进行工作。由于大型会议的工作人员来自各个不同的部门,任务要求各不相同,必须实行集中统一领导,做到一切行动听指挥,重大问题及时请示汇报,不得各行其是。同时,要保证良好的会风,各项工作要坚持高标准、严要求,各项活动的安排要想在前、做在前。

 

    总之,会议负责人做好会前、会中、会后各项工作是保证会议成功的前提,同时注重会务工作的技巧与艺术性,就一定能够把会务工作组织好,让领导满意、与会各方满意。

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