漫谈“会议”

一、概述

所谓会议,是指人们怀着各自相同或不同的目的,围绕一个共同的主题,进行信息交流或聚会、商讨的活动。一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者(许多时候还有演讲人),其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动,它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分,大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。

现代会议早已超出了单一的政府会议的格局,正朝着多元化方向发展,很多都是直接带有商业目的并能产生巨大经济效益的,如各种高峰论坛、专家培训会议等。会议的一般操作原理为:会议的主办者制订举办会议的计划并委托给承办者,承办者(可以是专业会议组织者即PCO、公司的会议与奖励旅行部等)将围绕既定的主题进行精心设计,并在市场上联系会议的买家(即目标与会者)、相关人员(如政府官员、演讲嘉宾等)及举办场所,最后自己接待会议,或将业务分包给会务公司。

国际会议是最重要、最有影响力的会议。国际上对国际会议认定的权威组织主要有ICCAUIA等,由于每个组织所规定的标准有所不同,会造成认定或统计上的偏差,因此,对这些组织标准的明确划分是研究国际会议发展趋势的前提。

1ICCA国际会议标准

ICCAThe International Congress & Convention Association,即国际大会及会议协会,创建于1963年,是全球国际会议最主要的机构组织之一。现有成员数目已经超过了720个,涉及近80个国家。在会议领域内,它是最具有国际影响力的协会。

ICCA规定的国际会议标准有3个:至少有50个参加者;定期组织举行会议(不包括一次性会议);必须在至少3个国家举行。

北京市旅游局、北京国际会议中心、上海国际会议中心都是它的会员单位。在国内见到的有关国际会议的统计数字,大部分来源于ICCA的统计资料。

2Un国际会议标准

UIAUnion of International Associations,即国际社团组织联盟,创建于1907年,是全球国际社团组织最主要的机构组织。北京国际会议中心曾经是该组织的会员单位,由于台湾问题,北京国际会议中心退出了该联盟。国内很少使用UIA的统计数据,所以这个组织在国内没有什么太大的影响,但在国际上,它还是一个很重要的国际会议组织。

UIA规定的国际会议标准有4个:至少有300个参加者;国外参加者至少占总量的40%参加会议的国家至少有5个;最短会期为3天。

3.中国尚无国际会议的权威统计标准

据国家有关文件的规定,来自3个或3个以上国家或地区(不含港、澳、台地区)的代表参加,以交流为主要目的而举办的研讨会、报告会、交流会、论坛及国际组织的行政会议,可称之为国际会议。

二、特点

1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实,不能随意增减和更改内容,任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

2.概括性。会议纪要必须精其髓,概其要,以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见,又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要,还要有一定的分析说理。

3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括,使之眉目清晰、条理清楚。

三、种类

1.股东大会决定公司的最高执行方针,选出董事、监事人选审议股份公司的重要报告、方案和对公司的重大业务事项进行决议修改股份公司章程每年至少一次

2.董事会议由股东大会选举出来的董事监事构成,是股份公司的常设领导机构,是股东大会和股份公司章程所赋予业务的决策机构。会议主要决定举行股东大会的时间,代表董事的选任,新股发行等重要事项。

3.董事会常务会议董事长、副董事长、常任董事、常务董事、常勤董事等参加是决定公司业务执行上最高方针的重要会议,如公司专业计划、人员配置等具体方案的提出。

4.部长会议(部门经理会议)

5.部门类别会议

6.经营协议会议为改善、提高使用者与劳动者的经营活动而举行的协议会议。

7.委员会议机动组织研究会组织为解决特定课题所产生的强力组织。

8.谈判会议

9.与业务有关的会议新产品发布会、记者招待会、顾客招待会、创立纪念会等

10.与财界有关的会议工商会、经济同友会、经济团体联合会、工业会

11.与社交活动有关的会议服务社交团体活动、亲善性的协会成立会议

12.与文化活动有关的会议各种娱乐性、联欢会性、比赛性会议

 

四、形式

 

会议形式包括室内会议和室外会议,也包括正式会议和非正式会议。

 

五、会议管理

   

    会议管理又名活动管理,原译为Events managementConference managementMeeting management等,是一种由主办方或会议活动组织者创建和管理的专门针对某一场会议的专题网站.与一般的网站不同,会议管理有详细的会议所举办的日期、时间、地点、已经对参会人员的要求,并且有在线报名和购买门票等功能。通常由会议主办方进行管理、不定期发布新的会议动态或新闻。一个典型的会议管理结合了文字、图像、视频、及其它与主题相关的媒体。能够让参会者以简便有效的方式在网上了解本次会议的信息。会议管理是社会媒体网络和数字会务服务的一部分。会议管理的服务对象涉及复杂的品牌推广,寻找受众目标,甚至挖掘参会人员的数据。会后对相关数据进行分析,确保投资回报,这一专业流程已经成为市场活动一个重要的事件驱动。在会议和活动作为一个产业在世界各地最近的增长意味着市场营销及客户管理不能再像以前那样单一。会议和活动,如全球气候变暖峰会,亚运会等在某些情况下,已经对他们的社区甚至整个国家产生巨大的影响。会议管理的应用规模没有明显的界定,包括所有从奥运会规模下降至5人的商界人士早餐会。包括许多行业,慈善组织和利益集团都将举办各自的大小会议,以推销自己,建立业务关系,筹集资金或庆祝。

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