会议服务

会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员,通常被称为“会议官员”(conference officers)。这些人员要通晓外语,熟悉国际会议的程序,一般都经过培训。他(她)们似乎做的都是一些具体服务工作,但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务(conference service)的部门,对会议官员有一整套严格的要求。

 

一、服务的范围

1会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等;

2每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;会议开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上;

3迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;

4记录会议的进行过程及代表的发言内容;

5对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名,所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。

6在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复制后随即退还;

7随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅;

8每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求;

9接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场。

10会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。

 

二、工作的程序

 

1、领受任务:会议名称会议性质与会人数会议期限会议休息时间表会议活动范围 准备内容 注意事项。

2、会前准备:会标音响主席台茶具饮品登记台签到薄休息安排服务员配备会场清洁 接手纪念品、礼品(发放)会场指示牌 礼仪演习彩排

3、会前检查根据表格列项检查、设备设施、会议物品

4、引领登记:准备大厅指示牌引领员电梯引领员会场引领员指示牌登记根据请柬、门票等发放纪念品

5、会场服务:主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务会场秩序维持服务(清理闲杂人员)清洁服务委托代办服务出会场的引领服务(先生,请问需要帮助吗)应急情况处理(火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救护)

6、会后清理:撤会议物品桌椅餐具清理与会人员遗留物并登记清洁会场撤出带入会场物品查对清理纪念品、礼品检查清理情况关闭动力电器设备服务人员撤出,锁闭会议厅

7、汇报总结:向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意见,说明情况会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加)

 

三、服务的流程

 

一般而言,作为专业的会议服务公司,对于会议服务流程的把握应该更专业更到位,会议服务流程大多经过以下几个环节:

1、策划 作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

2、咨询 在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。

3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

5、执行 严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

6、结算 双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

 

四、开好会议的成效

 

1、增进计划性
  2、增进创造力
  3、集合大家的智慧
  4、提高同事间的共同意识
  5、增进良好的人际关系
  6、增进责任感
  7、增进协调性
  8、增进自我启发
  9、提高员工士气
  10、提高参与感
  11、 学习工作基本知识
  12、了解工作的甘苦
  13、加强团体工作的能力
  14、 培养管理能力

 五、会议服务的礼仪

 (一)服务人员

      1仪容仪表

1着装统一整洁,佩带服务标志,不穿拖鞋、响钉鞋。

2服务人员长发不遮眼,后发不披肩。要求化淡装,不浓妆艳抹,不佩带首饰。

3坐站规范端庄,不翘腿。

 2语言

1语调温和亲切,音量适中,普通话规范。

2语言文明礼貌,适时运用您好您请用谢谢对不起没关系等礼貌用语。

3对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧哗。

 3态度

1敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。

2微笑服务,态度诚恳、热情、周到。

3工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

4解释问题有礼有节。

5想服务对象之所想,急服务对象之所急,尽服务对象之所需。

 4纪律

1上班前不饮酒,不吃异味食品。

2不准擅自脱岗、漏岗,不在服务场所使用电话。

3服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。

4严格遵守职业道德。

 5服务卫生

1工作服固定,整洁干净。

2定期体检,健康合格,持证上岗。

3勤理发洗手,勤修指甲。

4用品、用具分类保管,及时清洗、消毒,摆放整齐;领导房间的床上用品要及时更换、清洗。

会前服务

1根据会议主办单位的要求,明确会议服务要求,并提前落实会议场所及会场主席台、发言席、话筒、签到席、横幅(会标)、背景音乐、鲜花摆放、领导休息室等,并提前检测、检查音响、话筒等设备及会议各项要求的落实情况。

2及时做好会场卫生,整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等,检查服务箱用品、面巾纸、洗手液配备情况。

3在会场入口醒目位置安放会议指示牌,室内座位牌摆放整齐。

4会议服务人员应提前1小时进入会场,检查会场整体效果,确保各项准备工作到位,并备好茶水,打开音响。播放轻音乐,同时打开安全门、照明灯及通道门,做好引导工作。如需使用空调,提前半小时开启。

(三)会中服务

1会议服务人员在与会人员入场前,应站立在会议厅门口两侧,有礼貌地向宾客点头致意,并说早上(上午、下午、晚上)好欢迎光临等文明用语。同时对已入座的客人,及时递上茶水、湿巾,茶水量一般控制在8分。上茶水时应遵循从左至右的原则,从宾客翼侧依次加水,原则上每20分钟添加茶水一次。

2会议服务人员时刻注意观察和随听音响设备运行状况。注意会场情况及室内温度,发现问题及时报告和处理。

会后服务

1会议结束时,服务人员应及时打开通道门,站立两侧,礼貌送客,向客人微笑点头,并说慢走、再见。会后及时做好会场清理工作。若发现客人遗留物品迅速与有关单位联系。

2会议服务结束后,服务主管人员应主动及时填写《会议服务意见单》征求会议主办单位的意见,以总结工作,改进服务,意见单计入年终考核范围。

3严格做好保密工作,不询问、议论、外传会议内容和领导讲话内容,不带无关人员进入工作间。

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