公关活动场地勘察注意事项

前期看场地是活动执行中的重要先决条件,也是保障后期活动能够顺利实施的重要环节。古人云:知己知彼,百战不殆。从公司的安排情况来看,项目执行人员需要很看重前期看场的效果。

会议厅

会议厅名称、所属楼层及行走路线

序厅大小(可否有摆放展示物的空间)

休息区和吸烟区的位置

VIP室的位置及费用情况

尺寸(长、宽、高)

可容纳人数(分为课桌式、剧院式、岛屿式等)

可否有舞台(如果有相关尺寸)

可供搭建舞台的背景板尺寸(长和高)

桌椅形状及外套颜色搭配

台花和绿植(可免费提供多少,其中台花分为演讲台插花和桌花,演讲台插花为1盆,桌花基本上为签到台2盆,主席台2盆视实际情况而定)

演讲台形状(是否允许外附LOGO贴及相关位置尺寸)

免费提供设备情况(会议用纸、笔及水,其中水要问清是茶水还是矿泉水)

茶歇摆放位置(要考虑室内和序厅的摆放空间以及可容纳人的数量)

灯光明暗度

会议厅价格(半天,并了解清楚此价包含哪些服务)

AV设备情况

音响室位置(有单独隔间还是在室内)

投影仪数量、固定还是可移动、流明度、使用年限、收费情况

幕布数量、固定还是可移动、尺寸

无线麦克数量(可免费提供多少,至少要准备3个)

鹅劲麦克数量(可免费提供多少,至少要准备1个)

有线麦克数量(可免费提供多少,至少要准备2个)

景象播放系统(是否有DVD和其他播放设备,至少要准备DVD1台)

音响品牌、摆放位置(内置于天花板还是外置)、功率大小

视频音频线(根据AV设备摆放位置要准备长线)

酒店住宿情况

现有房间情况(普标、豪标、高级套间房间数量)

各房间内收费项目(电话、MINI BAR、洗衣服务、送餐服务、收费食品、VOD点播电视等)

近期酒店房间预定情况

房间价格(协议价格)

酒店大堂

签到台摆放位置(一般来说酒店不允许在大堂设立签到台和易拉宝,具体情况要和销售落实清楚)

电子指示和酒店水牌(如果酒店水牌陈旧或样式难看则需要自己准备相关展示物品;如有电子指示牌要准备相关演示文字)

大堂到会场和餐厅的距离及行走路线

电梯数量

餐厅

餐厅名称及其位置(楼层)

提供的菜式(中餐或西餐?要求提供和相关餐单)

茶歇餐单

厨房位置(由哪里送餐到餐厅,考虑送菜的时间长短)

自带酒水收费情况(若需自带酒水,之前要向酒店销售人员了解酒店相关规定和相关服务收费情况)

餐厅的尺寸(长、宽、顶高)

是否有舞台(看是否可以安排伴宴演出)

餐厅AV设备和灯光效果

餐厅包场价格

餐厅到会场之间的距离

演出人员更衣室位置

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