你应该知道的开会基本操作

开会从来不是一件简单的事儿,从来没有万无一失,向来只有万事俱备。今天团会网小编尽一己之力帮大家捋一捋这里面的门道。

一、会议资料准备

1、在会议开始前,将会议要用到的资料按每人次准备好,要注意参会人员的角色不同,用到的资料也有可能不同,最好要多备份些资料,以应对突发情况。

2、当参会人员因角色不同而需要不同的资料时,可以将资料以人员或单位的形式分开装订,放入文件袋中,在文件袋上写上归属的人或单位,方便人员领取。

3、如果文件资料非常多,可以把这些文件资料按照会议议程的顺序装订起来,方便参会人员查看。

4、如果会议举办单位要给参会人员每个人都送礼物的话,可以将这些礼物和文件资料放在一起,打包发给参会人员。


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二、会议通知的注意事项

1、会议通知分为口头通知和书面通知,口头通知只能用在非正式的场合中,比如自己公司的例会或简会。正式的会议都必须出书面通知。

2、在写会议通知时,其中会议的时间一定要与参会人员确定好,不然会导致反复修改会议通知的情况发生,严重影响会议的效率。

3、在发通知的时候,一定要确保每个人都收到通知。

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三、会议场地布置的注意事项

1、在选择会议场地的时候,要根据参会人数和预算来选择会议场地。

2、安排好参会人员的座位并且准备好参会人员的名牌。

3、如果是安排好座位的会场,可以直接把会议资料放在每个座位上。

4、在布置会议场地的时候,将开会要用到的音响设备都调式好。

5、在会议开始之前,将会议场地的空调和灯光调式好

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四、会议开始前的注意事项

1、在会议开始前要布置好签到台,准备好签到工具

2、会议服务人员要着装规范,面带微笑,按照礼仪要求迎接参会人员。

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