解读成都会务公司的服务基本流程

今天成都会务公司网小编就来跟大家讲讲会务公司的大致工作流程与工作内容,有需要的小伙伴可要睁大双眼啦。

1.会议筹备期

a.会务公司会首先和主办方沟通会议的具体性质、预算、规模、规格、人数、时间、地点、会场要求(星级or经济or专业的等等)、会议设备要求(大屏幕,直播,录像等要求)等具体情况;

b.会务公司会按照上面那条的信息收集主办方所需的场地、地理位置、交等、价格等信息;并准备多套方案一齐汇总交给主办方审核,在确定大致的会场(方案)后,会务公司会协同主办方一齐实地走访会场。

成都会务公司

c.在主办方确定会议场地后,会务公司会及时和主办方确定具体的会议方案、订立合同,预付订金等等;

d.会务公司会按照主办方要求进行会议邀请函制作发放、会议资料准备、餐饮住宿的预安排、礼仪以及服务标准流程的制定,有需求的还可代为邀请嘉宾领导、媒体宣传造势、会场风格布置、同声传译、礼品定制等等。

2.在会议中

a.会务公司可安排专人对外地来访的重要与会人员提供接站,礼仪服务,并按照此前的方案进行安排入住酒店,参与会议流程。并安排妥当签到台、红毯、礼仪、引导、姓名牌等会议服务设施和人员;

b.会议现场设备设施情况的再检查和会务服务的落实到位;

c.引导确认与会人员的与会资格以及发放相关的证件、会议用品、会议资料,引导与会人员入住,核实有无其他需求(单人间,双人间等等能否接受);

d.确认用餐的时间、形式、菜单、标准,并保证及时通知到与会人员,并核实与会人员有无特殊要求;

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e.会议期间,会联合场地方共同保证会议的正常秩序,保证与会人员的安全以及非正常损失的财产安全;

f.有会议旅游需求的主办方,会务公司还可安排专人和旅游公司接洽协同安排,有能力的会务公司亦可独立承担;

g.满足与会人员以及主办方的临时合理要求;调节主办方和场地方的矛盾等等。

3.会议结束后

1.及时对会务工作进行总结并及时反馈给主办方;

2.可按需求定制会议礼品发放给与会人员;

3.安排送站服务;

4.结算各类会议费用。

今天小编为大家介绍的是一个很粗略的会务服务流程,很多细节服务方面都未有涉及到,大多数的会务公司服务流程要比小编这篇“草稿”要完整流畅的多。最后小编要告诫大家的是选会务公司一定要选靠谱的,比如团会网就很不错。

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