成都会务公司告诉你会务工作准备流程

今天成都会务公司网小编就来给大家介绍一下会务工作的准备内容与准备流程。要开会,要联系会务会务公司的小伙伴可不要错过啦。

1.“会议”还摆在会议桌上的时候

a.确定会议的主题,指出会议的具体意义和明确的目标;

b.确定与会的代表人数;

c.确定会议时间段;

d.预算控制等等。

2.会议落实准备期间

a.组织人手成立会议领导小组,实行统一领导,统筹安排,落实项目到具体人员。一般在大型会议中,会议领导小组下常划分为两个小组,一是秘书组,二是会务组。秘书组主要负责发送会议通知,准备会议资料等方向的工作;会务组一般负责会议的预算控制,车辆调度,安全保卫,餐饮住宿安排等具体事务。

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b.会议地点的安排要选择在交通便利,安静可靠、环境宜人的酒店或者大型会议中心,会议类型允许的情况下还可选择酒吧、咖啡厅、农家乐等会议场地。

c.会议预算一般包括,会议资料费用、场地租赁费、设备租赁费、人工费、餐饮住宿费用、交通费用等等。在预算时一般要留有一定的余地,以便应对突发且必要的支出项目。

d.会议服务人员要在会议召开前期确定,划分好人手分工,针对重大会议还要做好排练,大中型会议的工作人员一般控制在与会人数的百分之8-12之间为宜。

3.会议召开期间

a.会议服务要热情贴心,特别是刚开场的签到和入场工作;

b.灵活利用灯光色彩,音乐来调动会场气氛。大会使用暖色调,小会善用冷色调。

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c.会议设备在会议开始前就得调试到完备转台,屏幕确保每个角落都清晰可见,音响确保每位听众都能听清,光照适宜,不刺眼,不昏暗。

d.大型会议每场不宜过长,建议每50-70分钟休息10-20分钟,安排会议茶歇或者文艺表演。

4.会议结束后

会议结束后要清理会场,检查会议物资物品损耗情况,检查是否有与会人员遗失物品,整理账目,会务工作总结。

好了,今天成都会务公司网小编关于会务准备工作的大致流程的介绍就是这样了,感谢大家的耐心阅读。

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