成都会议场地中的时间安排

有效的时间管理是提升会议效率的重要途径之一,今天小编就来讲讲咱们在成都开会时应该掌握哪些时间技巧。

1.会议的日程安排

对于中基层管理人员而言,会议时间应当远小于正常的工作时间。如果会议时间达到了四分之一甚至以上,我们就要考虑精简部分不必要的会议;当然在开会时间的选择上我们也要做出慎重的考虑,比如我们应该避免在长假的结束的前几天召开会议,一个星期的开始或者结尾召开重要会议等;另外我们需要将会议的轻重缓急划分出等级,哪些会议时间可以重新安排,哪些会议需要尽快安排等等。

成都会议场地

2.科学的安排会议时间

随着时间和精力的消耗,越靠近下班时间人就会显得越焦躁疲倦,这就需要我们将会议时间尽量安排在上午;另外我们也要注意,刚上班和即将下班的半个小时,人的注意力比较不容易集中,重要会议也不宜安排在此时间段(例行简短的晨会、夕会不在此列);还有我们要向参会的主要人员征询是否都有时间,保证主要人员的到场,会议的正常进行。

成都会议场地

人集中注意力的时间有限,且十分消耗精力,这就需要我们在面对议程较长的内部会议和大型会议时,要对会议的休息时间做出灵活把控,会议中途设置茶歇,缩短不必要的讨论和议程等环节。

3.会议进程的安排

我们在会前就要大致准确得对会议的整体进程进行评估,评估各项议程的可能花费时间等等一并传达给与会者,会议室备有时钟,主持人和组织者也应备有闹钟,计时器等等。

成都会议场地

在会中,应当限制与会者的发言时间,避免“马拉松”式的发言,已经取得一致的意见要及时归纳总结敲定,发现跑题应该提醒,出现沉默应当启发。

在会后要及时整理会议相关资料,传达会议相关精神决策,做好会议记录或者会议纪要。

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